第一章 总 则
第一条 为规范档案利用管理，充分发挥档案的作用，确保档案的安全完整，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办》等法律、法规，特制定本办法。
第二条 学校综合档案主要为本校教学、科研、党政管理等日常工作服务，并适当为社会提供档案利用服务。
第三条 档案利用主要包括档案查阅和档案借阅两种形式。 一般只限于在“档案阅览室”利用，并进行档案利用登记。档案借(查)阅主要为本校教职工工作需要利用，对校外单位或个人依申请提供档案借(查)阅服务。
第二章借(查)阅档案资料审批程序
第四条 借(查)阅程序：借(查)阅者提出申请，受理申请身份鉴定与登记，提供目录检索，根据借(查)阅内容办理相关手续，打印(原件)查阅信息与审核登记，借(查)阅者签收。
第五条 学校教职工借(查)阅本单位公开档案信息，凭个人证件办理登记手续后即可借(查)阅。
第六条 本校教职工借(查)阅财务档案，须经财务部门负责人批准，填写《海南开放大学档案借(查)审批表》,并由财务部门相关人员一同查阅，方可利用。
第七条 学校纪检、监察、审计、组织、人事等部门因特殊任务需要借(查)阅档案的，须凭有效证件和《海南开放大学档案借(查)审批表》,经查阅单位负责人、档案管理部门负责人批准，并报分管领导同意，方可借阅。
第八条 借(查)阅校党委会会议记录本、校长办公会会议 记录本、专题会议记录本和涉及学校或个人重要信息等部分公开 的档案信息，须凭工作证件和《海南开放大学档案借(查)审批 表》,经借(查)阅单位主要负责人、档案管理部门负责人批准， 并报分管校领导批准后，方可借(查)阅。
第九条 工作需要教职工借(查)阅免予公开的档案信息， 须凭工作证件和《海南开放大学档案借(查)审批表》,经借(查)阅单位主要负责人、档案管理部门负责人批准，并报分管校领导 批准后，方可借(查)阅。
第十条 校外单位或个人借(查)阅学校开放档案，须持本人身份证件或单位介绍信，并填写《海南开放大学档案借(查) 审批表》,经档案管理部门负责人批准，并报分管校领导批准后，方可借(查)阅。
第十一条 学生查阅的学籍、学历档案，须持本人身份证或 其他有效证件，说明利用目的后填写《海南开放大学档案借(查) 审批表》,经档案管理部门负责人批准后，方可登记利用。委托他人办理的，被委托人须出示本人法定证件并持有委托人亲笔签名的委托书及身份证或其他有效证件。
第三章档案借(查)阅利用、安全
第十二条 档案每次借出时间一般不超过5个工作日，如逾期不能归还者，应向学校档案部门申明理由，可办理续借手续。
第十三条 借(查)阅档案一律在档案阅览室进行。档案利用者应自觉遵守保密制度，不得翻阅其它与所查内容无关的档案， 摘抄、复制、拍照档案，须经工作人员确认并同意。未经学校档案管理部门同意，不得转借、擅自公布档案内容。
第十四条 档案利用者对所借(查)阅的档案要妥善保管。 阅读案卷时严禁拆卷、抽页、涂改、圈划、污损、加点、批注等， 保证档案的安全、完整、洁净。如发生上述情况，将依据有关法律、法规和相关规定严肃处理。
第十五条 严格执行档案借(查)阅审批、登记、催还制度。 借(查)阅档案须填写档案借(查)阅登记簿，并指定专人负责借(查)阅登记簿、审批单的管理，定期核查档案借(查)阅记录，发现未归还的，要及时催还，并做好记录。
第十六条 归还档案时，需经档案管理部门工作人员对案卷 的数量和卷内文件仔细检查、核对，无误后办理归还手续。如发现有转借、损坏、丢失等现象，将依据有关法律、法规和相关规 定严肃处理。
第十七条 未经学校授权和上级主管机关批准，任何单位和个人都无权公布档案。
第四章 附 则
第十八条 本规定自印发之日起实施，由党政办公室负责解释。
第十九条 本办法自下文之日起执行，原《海南广播电视大学关于档案资料借(查)阅管理规定》同时废止。
附件：1.海南开放大学档案资料借(查)阅利用程序
2.海南开放大学档案资料借(查)审批表
