各办学单位：
毕业生档案是学生学籍、毕业的重要证明资料，是对学校、社会和个人具有保存、证明使用价值的历史记载。档案资料填写是否规范，体现了我校学籍档案管理工作的水平。为进一步做好此项工作，现通知如下：
一、毕业生档案办理程序
1.各办学单位在毕业审核通过后两周内，学生档案管理办公室领取毕业生登记表，组织、指导学生按照要求认真填写，检查填写是否规范、完整，并签署毕业鉴定。
2.打印毕业生成绩单。
3.根据学籍管理办公室发布的通知，集中到省校领取毕业证书并进行档案资料审核盖章。
4.密封学生档案。封档案前要认真审核毕业生档案各项材料是否齐全，确保无遗漏。
5.通知学生领取毕业证书及档案。学生领取毕业证书及档案时必须签字存档。
二、毕业生登记表的填写
1.毕业生登记表须由毕业生本人如实填写，填写时一律用钢笔或签字笔（蓝色或黑色）填写，字迹要清楚，不能有涂改。
2.表内所列栏目，须全部填写，不留空白，具体填写内容参看登记表上印制的填表说明。
3.填表时间应与毕业时间一致：分部审核日期，春季毕业填XXXX年1月20日、秋季毕业填XXXX年7月20日；国开审核日期，春季毕业填XXXX年1月20日，秋季毕业填XXXX年7月20日。
三、毕业生档案材料内容
开放教育毕业生档案应装材料如下：
（1）国家开放大学学生报名登记表；
（2）国家开放大学入学通知书；
（3）国家开放大学毕业生登记表；
（4）毕业生成绩单；
（5）毕业生在学习期间奖励、处分及撤销处分决定
四、毕业生档案系统查询流程
1.各教学点根据分配的账号密码登陆会博通档案管理系统，只能查询所负责的教学点或是班级的学生档案信息。
2.档案管理系统的登录账号是根据账号持有人所负责的教学点或班级来分配权限，只能查看、打印账号权限范围内的学籍档案。
3.如需查询所负责的教学点或是班级以外的学生档案信息，需要通过档案系统管理员账户登录查询。
4.在会博通档案管理系统搜索界面中输入学生姓名、学号、身份证即可查询到学生档案信息。根据查询需要如需打印档案，则通过会博通档案管理系统的打印功能打印所需的学籍档案。
5.系统所查询到的学生档案信息是已经进行档案数字化后的档案，如未能检索出所查询的信息，则是该档案还未进行档案数字化。
五、工作要求：
1.各办学单位要高度重视开放教育毕业生档案办理工作，严肃认真、规范操作，做到当季毕业生毕业证书及档案资料全部办理、及时发放，并做好领取登记。
2.各办学单位需对毕业证书及档案资料的发放工作进行监督管理，对经手的离职人员须提前做好交接手续，避免证书及档案资料错发或遗失。
海南开放大学
图书馆档案馆
2024年11月1日
